Por qué es importante implementar un sistema de gestión de la calidad

Si en su organización aún no han implementado un sistema de gestión de la calidad basado en la Normas ISO 9001 este es un buen momento para plantearse la posibilidad de hacerlo.

Hay quienes piensan que para ello requieren invertir un importante capital en consultorías, pero lo cierto es que no es así.

Es posible diseñar e implementar de manera gradual un sistema de gestión de la calidad con los recursos humanos y financieros disponibles, haciéndolo madurar en el tiempo, haciendo revisiones continuas de los procesos para identificar las oportunidades para mejorar el desempeño general de la organización.

Hay disponible información abundante que puede consultar para familiarizarse con las normas y preparar una planificación para ir desarrollando de forma sostenida las acciones necesarias, sin agregar una carga de trabajo adicional y estresante a la rutina diaria.

Beneficios de implementar un sistema de gestión de la calidad

 

Implementar un sistema de gestión de la calidad basado en la Norma ISO 9001 aporta a las organizaciones múltiples beneficios que con el tiempo se traducen en empresas más sólidas y rentables.

Si se pregunta por qué es importante contar con un sistema de gestión de calidad, entre los numerosos beneficios que se pueden obtener podemos mencionar:

1. Comprender las necesidades y demandas del entorno.
2. Mejorar el desempeño general de la organización.
3. Mejorar la capacidad para suministrar productos y servicios competitivos.
4. Aumentar la satisfacción de los clientes.
5. Identificar oportunidades de mejora en todos los procesos y mejorar su eficiencia.
6. Mejorar la eficiencia.
7. Reducir costos de operación.
8. Mejorar las relaciones laborales.
9. Potenciar las capacidades del capital humano.
10. Lograr una buena reputación en los mercados nacionales e internacionales.
11. Mejorar la relación con las comunidades vecinas.
12. Garantizar el cumplimiento de los requisitos legales aplicables a la organización.
13. Asegurar la continuidad de las operaciones.

 

Razones para implementar un sistema de gestión de calidad

 

Las organizaciones deciden implementar un sistema de gestión de calidad por muchas razones:

 

1. Presiones del mercado. Las organizaciones buscan mejorar la competitividad y poder acceder a nuevos mercados. En la pequeña y mediana industria, también se busca la implementación y la certificación para poder calificar como proveedores de empresas grandes.
2. Presiones corporativas. Las filiales de grandes empresas trasnacionales se ven obligadas a implementar un sistema de gestión de la calidad porque es parte de la política global de la organización.
3. Mejorar la eficiencia. Un sistema de gestión bien estructurado permite mejorar la eficiencia de la organización en todos los niveles y aumentar la motivación de los trabajadores. Todo ello redunda en la productos y servicios de calidad y una mayor satisfacción del cliente.

 

En los dos primeros casos, la implementación de un sistema de gestión de la calidad suele hacerse cuesta arriba porque la organización debe trabajar contra reloj y lidiar con la natural resistencia al cambio del equipo de trabajo.

Implementar un sistema de gestión contra reloj es contraproducente

Realizar una implementación emprendiendo una carrera contra el tiempo dificulta que los sistemas maduren y se consoliden; en estos casos, es normal que el personal se entregue por completo a prepararse para las auditorías, “para salir bien”.

Una vez que el auditor entrega su informe, todo vuelve a la “normalidad” y cada uno trabaja de una manera diferente a la establecida en el sistema.  De esta manera lo que conseguimos es una carga laboral extra y unos niveles de estrés que son contraproducentes para la salud del equipo de trabajo y por lo tanto, para la productividad de la empresa.

Por lo general, los sistemas de gestión implementados bajo presión tienden a no cumplir su objetivo principal que es mejorar el desempeño global de la organización; además, las personas en los diferentes niveles interpretan los requisitos de la norma como:

• algo que hay que cumplir para las auditorías,
• una carga de trabajo adicional.

Por lo tanto, no ven en el sistema de gestión la posibilidad de ser más eficientes y eficaces en sus respectivos puestos de trabajo al tiempo que simplifican los procesos bajo su responsabilidad.

 

Mejor trabajar a un ritmo acorde con la organización

En cambio, si la organización decide implementar el sistema de gestión de la calidad para mejorar la eficiencia, podrá:

• Establecer su propio ritmo de implementación.
• Aplicar el ciclo de mejora continua a lo largo de la implementación.
• Obtener resultados positivos y consistentes de manera gradual.

Cuando un sistema de gestión se implementa a un ritmo adecuado:

• los trabajadores a todos los niveles de la organización comprenden cuál es la importancia de un sistema de gestión de calidad;
• los integrantes de los equipos de trabajo pueden internalizar y asimilar las interacciones entre los diferentes procesos;
• cada persona  muestra mejor disposición para contribuir desde su área de influencia a mejorar la eficiencia y el desempeño.

Por lo tanto, las probabilidades de éxito son mucho mayores.

 

 

La empresa como un sistema integrado

Algo muy importante para tener en cuenta al momento de implementar el sistema de gestión de la calidad es que todas las actividades están asociadas a aspectos ambientales y a riesgos laborales.

Por esta razón es muy recomendable que al momento de abordar la implementación del sistema de gestión de la calidad basado en la Norma ISO 9001 se considere la inclusión de los requisitos de las Normas ISO 14001 de Sistemas de Gestión Ambiental e ISO 45001 de Sistemas de Gestión de la Seguridad y la Salud en el Trabajo.

De este modo la organización tomará en cuenta todos los aspectos relacionados con sus actividades productos y servicios y podrá mejorar su desempeño global de manera eficiente.

 

 

Cómo implementar un sistema de gestión de la calidad

 

Llevar a cabo la implementación de un sistema de gestión es una tarea que requiere de planificación, compromiso y disciplina. En algunas organizaciones se fijan metas muy ambiciosas como por ejemplo, completar la implementación en plazos de tiempo muy cortos.

Esto en muchos casos trae como resultado que en la teoría estén presentes todos los elementos pero en la práctica las actividades no se lleven a cabo como fue previsto.

Lo primero que debe tener en cuenta la dirección de una organización es que la implementación exitosa de un sistema de gestión de la calidad debe ser un proceso gradual, por etapas comenzando por abordar aspectos prioritarios para establecer unas bases sólidas sobre las que construir todo el sistema.

Otro aspecto por considerar es que la empresa en cierta forma ya cuenta con un sistema de gestión; es decir una manera de hacer las cosas. Por lo tanto, no pretenda comenzar desde cero. Tome en cuenta la forma en que viene administrando su organización y vaya aplicando las mejoras de manera paulatina.

 

 

El ciclo de mejora continua en el diseño e implementación de un sistema de gestión de la calidad

 

A grandes rasgos, un sistema de gestión debe ser implementado aplicando para cada elemento y proceso el ciclo de mejora continua: Planificar – Hacer – Verificar – Actuar.

Planificar

Se determinan las acciones necesarias para cubrir cada requisito de la norma y se asignan responsables.

Hacer

Se ejecuta lo planeado.

Verificar

Se realiza el seguimiento y se determina si las acciones realizadas arrojan los resultados deseados.

Actuar

En función de los resultados obtenidos en la verificación se determinan las acciones para mejorar el desempeño.

 

Implementar un sistema de gestión de la calidad basado en la Norma ISO 9001 e integrado con las normas de gestión ambiental ISO 14001 y de seguridad y salud en el trabajo es ISO 45001 en un gran paso en el crecimiento de su organización y de su consolidación en los mercados nacionales e internacionales.